Styrelseprotokoll nr 9 - 13 september 2026 (extrainsatt möte)

FORMALIA

§177 Mötets öppnande

Mötet öppnades av CEK.

§178 Val av mötesordförande, sekreterare och justerare

Mötesordförande: CEK
Sekreterare: THN
Justerare: ABM

§179 Godkännande av föregående protokoll

Föregående protokoll nr 8 godkändes.

§180 Godkännande av dagordning och övriga ärenden

Dagordningen fastställdes och godkändes.

STATUS PÅGÅENDE ARBETE

§181 Pågående processer

Statuslistan för pågående arbete gicks igenom.
Nya uppgifter, statusar och ansvariga har uppdaterats.

EKONOMI

§182 Ekonomirapport

Ekonomirapporten föredrogs av GGL.

Ärendetyp:

Information

§183 Inkomna förfrågningar om reseersättning, arvoden och evenemang

Inga ärenden hade inkommit.

§184 Tilläggsäskning

Med anledning av behovet av att få kontroll över ekonomin beslutades ett generellt äskningsstopp.

Beslut:

Äskningsstopp gäller tills styrelsen bedömer att den har tillräcklig kontroll över ekonomin.
Kommittéer kan återkomma med förslag som ryms inom befintlig budget.

KANSLI- OCH PERSONALRAPPORTER

§185 Personalrapport

THN påbörjar utvecklings- och lönesamtal med Kristian.
Kristian genomför utvecklings- och lönesamtal med Camilla.

Beslut:

Personalrapporten godkändes.

BESLUTSÄRENDEN

§186 Internrevisorer och behörigheter

Internrevisorerna ska få nödvändiga behörigheter till Fortnox, OneNote och SharePoint för att kunna granska verksamheten. Ytterligare behov kan meddelas senare.

Beslut:

Kansliet ansvarar för att internrevisorerna tilldelas nödvändiga behörigheter. Behörigheterna ska vara begränsade till läsbehörighet.

§187 Tidningen DYK

DYK har lämnat ett nytt avtalsförslag med en fast ersättning om 22 500 kronor per månad exklusive moms. Förslaget bedömdes inte ligga i linje med styrelsens mål att minska kostnaderna.

Beslut:

Avtalet med tidningen DYK avslutas. Kansliet tar fram en lista över berörda personer som har tillgång till tidningen.

ÄRENDEN ATT BEHANDLA

§188 Spelbok för förbundet

Styrelsen har gått igenom och kommit överens om förbundets spelregler.
Anders genomför de överenskomna mindre ändringarna och skickar därefter dokumentet till styrelsen via e-post.

Ärendetyp:

Information

Status:

Spelboken är uppdaterad.

§189 Roller

Rollfördelningen och kontaktytorna mot kommittéerna behandlades.

Beslut:

CEK tar över kontakten med TK.
THN tar över kontakten med UVR.
Övriga roller ska ses över så att ansvar inte förloras när personer lämnar sina uppdrag.

§190 Migrering av statussida till Trello

Statuslistan för pågående arbete 2026 ska migreras till en Trello-tavla för att underlätta styrelsens uppföljning.

Beslut:

Kansliet ansvarar för migreringen och ska samtidigt säkerställa att tidigare styrelsebeslut finns dokumenterade.

§191 Ändringar i budgetfiler

Styrelsen noterade att ändringar har gjorts i arbetsfilen för budgeten 2025 och 2026 samt i den beslutade budgetfilen för 2026. Ändringar får inte göras av obehöriga.

Beslut:

Sandra och Tommy ser över behörigheterna när de har fått tillräcklig åtkomst.
Obehöriga ändringar accepteras inte.
Styrelsen arbetar utifrån den budget som beslutats av förbundsmötet.

§192 Inför arbetshelgen

Den ekonomiska fördelningen enligt förbundsmötets beslut ska ses över.

Beslut:

Kansliet ansvarar för ärendet. Kristian tar fram ett förslag.

§193 Begreppet sportdykare

Beslut:

Begreppet ”sportdykare” ska användas för medlemmar inom hela förbundet.

§194 Tränar- och tävlingsutbildning

Alla förbundets idrottsgrenar ska ha tränarutbildningar.
Utbildningarna ska hanteras och utvecklas av TK i samarbete med berörda verksamheter.

Beslut:

Alla förbundets idrottsgrenar ska ha tränarutbildningar.

§195 Tävlingslicenser

Frågan om tävlingslicenser och framtagande av ett ersättande system behandlades.

Beslut:

Ärendet bordläggs. Kristian tar fram ett förslag.

§196 UVR och TFK – filmning

Avtalet för filmning ska ses över.
Möjligheten att få kortare klipp från inspelningar ska inkluderas.
Kostnaden för filmningen behöver klarläggas.

Beslut:

Kansliet ansvarar för att utreda frågan och återkommer med kostnaden för 2025.

§197 UVR:s äskning – Open Central European Cup i Salzburg

Styrelsen behandlade anmälan, betalningen av anmälningsavgiften och frågan om ersättning för kostnader som Fredrik Löfgren lagt ut för deltagarna.
Efter dialog beslutades att kostnaderna ska faktureras deltagarna.

Beslut:

Fredrik Löfgren skickar namnen på de 17 deltagarna.
Camilla fakturerar deltagarna när samtliga reseräkningar har inkommit.
Göran återkopplar till Kajsa.

§198 TK:s budget

TK har efterfrågat klarhet i vilken budget som gäller.

Beslut:

Styrelsen står bakom TK:s första budgetförslag som skickades till Kajsa.

§199 Möte med föreningarna

Ett möte med föreningarna ska genomföras. Föreslagna teman är bland annat:

planering och ekonomi för 2027
hur förbundet kan hjälpa klubbar som inte har sökt bidrag

Styrelse och kommittéer ska delta.

Beslut:

Kansliet ansvarar för planering och genomförande av kvällen.

§200 Brev till Mikko

Återkoppling har inkommit.

Ärendetyp:

Information

§201 Kommittéernas uppdrag och kommunikation

Riktlinjer för kommittéernas kommunikation före och efter tävlingar behandlades.

Kommittéerna ska:

inför tävlingar informera om tävlingen och var mer information finns
presentera representanter och aktiva via SSDF:s kanaler
efter tävlingar publicera resultaten i SSDF:s kanaler innan de delar dem i egna kanaler

Beslut:

Riktlinjerna ska gälla och skickas till samtliga kommittéer samt deras kontaktpersoner för sociala medier.

§202 Kansliets prioriteringar

Det finns behov av tydlighet kring kansliets prioriteringar.

Beslut:

Kansliet ska ta fram en lista över samtliga uppgifter som utförs i dagsläget.
Styrelsen tar därefter fram en övergripande riktning.

§203 Dumpningsfonden

Förslag om att flytta 20 456,30 kronor till ett konto med bättre avkastning behandlades.

Beslut:

Kansliet utreder frågan och återkommer.

§204 Ekonomisk reserv

Styrelsen vill utreda möjligheten att placera den ekonomiska reserven på ett separat konto med viss avkastning.

Beslut:

Kansliet utreder frågan och återkommer.

§205 Förbundsarvode

Peter Andersson deltar i arbetshelgen under två dagar. Arvodet uppgår till 3 200 kronor.

Beslut:

Peter Andersson beviljas förbundsarvode för två dagar.
THN tar fram ett förslag till principer för förbundsarvode och återkommer vid kommande styrelsemöte.

§206 Resepolicy

Resepolicyn ska uppdateras, bland annat avseende utlandsresor i samband med möten.

Beslut:

Kansliet ansvarar för ärendet. Kristian tar fram ett förslag.

§207 Bidragsgruppen

Bidragsgruppens uppdrag, sammansättning och arbetssätt behandlades.
Gruppen ska bereda bidragsansökningar och lämna förslag till förbundsstyrelsen.
Slutliga beslut om bidrag fattas av förbundsstyrelsen.

Bidragsgruppen ska bland annat:

representera olika idrottsgrenar och föreningsstorlekar
ha en sammankallande ordförande
bedöma ansökningar utifrån gällande regler, prioriteringar och tillgängliga medel
dokumentera behandlade ansökningar, bedömningar och eventuella jävsfrågor
lämna ett dokumenterat beslutsunderlag till förbundsstyrelsen

En anställd på kansliet, lämpligen förbundsadministratören, ska ha det administrativa ansvaret.

Beslut:

Bidragsgruppen ändras i enlighet med förslaget.
Förslaget ska kompletteras med en särskild uppdragsbeskrivning.

§208 Arbetshelgen i oktober

Styrelsen vill skapa en omstart och hitta nya former för samverkan med kommittéerna.

Beslut:

Kansliet deltar inte i arbetshelgen i oktober.

§209 Ekonomikonsult

En ekonomikonsult är utsedd och ersättning kommer utgå. Personen föreslås få tillgång till ekonomisystemen för en inledande bedömning.

Beslut:

GGL fortsätter dialogen med ekonomikonsult.
Kristian ansvarar för att utsedd person får nödvändigt underlag och nödvändig åtkomst.
Göran tar fram ett avtalsförslag och skickar det till styrelsen.

§210 Polisanmälan

En person har försökt få styrelsemedlemmar att köpa presentkort. Händelsen har polisanmälts.

Ärendetyp:

Information

§211 Konsult för barn och ungdom

Ansökningar och möjligheten att bilda en kandidatgrupp behandlades.

Beslut:

Ärendet bordläggs.

§212 Deltagaravgift VM 2027 UVR

Frågan om förtida betalning av deltagaravgift för VM 2027 behandlades. En tidigare betalning skulle ge rabatt, men ärendet omfattas av det beslutade äskningsstoppet.

Beslut:

Ärendet bordläggs med hänvisning till tidigare beslutat äskningsstopp.
Göran informerar UVR om beslutet.

§213 SharePoint och Office 365

Sandra och Tommy ska ha fullständiga administratörsbehörigheter.
Kristian ansvarar för att detta genomförs.
Behov av läromedel och eventuell extern teknisk hjälp ska utredas.

Beslut:

Kansliet ansvarar för att behörigheterna hanteras.
Övriga delar av ärendet bordläggs.

§214 Projektmedel från RF-SISU Stockholm 2026

Ansökan bedöms ha gjorts på felaktiga grunder och behöver korrigeras.
TK planerar i stället en CMAS Pool Freediver Instructor One Star-utbildning i Stockholm under hösten.

De 30 000 kronorna föreslås fördelas enligt följande:

cirka 15 000 kronor till instruktörer, kost och logi
cirka 15 000 kronor till nödvändig utrustning

Beslut och åtgärder:

Kansliet kontaktar RF-SISU Stockholm för att fråga om medlen kan omdisponeras.
Utbildningen ska genomföras innan projektet påbörjas.
Peter kontaktar David och informerar om beslutet och processen.

§215 Styrelsemöten

THN ska vara sekreterare vid styrelsens möten.
Kristian deltar vid ekonomirapporten, cirka 30 minuter per möte.
Kansliet ansvarar för e-signering efter mötena.

Beslut:

THN valdes till styrelsens sekreterare.
Kansliet ansvarar för övriga administrativa åtgärder.

§216 Ekonomiansvarig

Rollen som kassör ersätts av rollen som ekonomiansvarig.

Beslut:

GGL valdes till ekonomiansvarig för SSDF.

§217 Hyrbil

Kostnad för hyrbil för Sandra i samband med SM behandlades.

Beslut:

Styrelsen ställer sig bakom CEK:s beslut att godkänna hyrbilen.

§218 Extra digitalt årsmöte

Ett extra digitalt årsmöte ska planeras för att:

välja en ledamot och två suppleanter till styrelsen
behandla budgeten för 2027

Catta kontaktar David i valberedningen med önskemål om att mötet genomförs i början av 2027.

Beslut:

Kansliet inleder planeringen av det extra årsmötet.

§219 Bankbehörigheter

Göran och Catta ska ha fullständiga behörigheter till internetbanken.
Styrelsen önskar även en sammanställning av bankens behörigheter.

Beslut:

Kansliet ansvarar för att behörigheterna hanteras och att en behörighetslista tas fram.

§220 Mötesplan 2027

Utkast till mötesplan för 2027 behandlades.
Styrelsen önskar två arbetshelger under våren och två under hösten.

Beslut och åtgärder:

Kansliet ser över boendealternativ och ansvarar för bokningar.
Kansliet skickar möteskallelser för samtliga möten och arbetshelger.
Kansliet samordnar arbetshelger och kommittéaktiviteter så att de om möjligt genomförs samma helg och på samma plats.
Kansliet återkommer med förslag.